第7話 スタートアップで働く上で身に着けるべき最も大切なスキルとは？
どうも、ステラアソシエの久本です。
ステラアソシエのオフィスでは日中音楽が流れているのですが、最近クリスマスソングばかり流れていて、もうそんな時期かと思う一方、今年はとても濃い一年をすごしたなとしみじみとした気分ににもなっています。
さて、今回はスタートアップに入社して2か月が過ぎた僕が、日々の仕事の中でとても大切にしていること、すなわちスタートアップで仕事をする上で最も重要だといっても化合ではないスキルについてお伝えしようと思います。
・スタートアップの仕事は多い
スタートアップで仕事をすると大きな裁量が持てるということは皆さん周知なことだと思いますし、このブログでもお伝えしてきました。
ただ、実際に働いてみると予想よりもはるかに多くの仕事があり、緊急でタスクが発生することも日常茶飯事。そういった状況の中で仕事をうまく進めていくために必要なスキルがプロジェクト管理、タスク管理です。
僕は前職もベンチャー企業だったので、早い段階からそれなりにタスクがありましたが、ステラアソシエのようなスタートアップ企業ではその数倍のタスク量をこなさなければいけないというのが実感であります。そうすると、あるゴール（例えばクライアントとの定例会議）に向けて、「だれが」「いつまでに」「何のタスクを終わらせなければいけない」のかというマクロのプロジェクト管理と、タスクを分解したうえで自分は今日の稼働時間で「何のタスク」に「どのくらい時間」を割いて、「どこまで終わらせておく」べきかというミクロのタスク管理を並行して行う必要があります。
そこで今回は、僕がこの2か月間で身に着けたタスク管理方法をシェアしようと思います。
・必要なのは適切なプロジェクト管理、タスク管理
プロジェクト管理、タスク管理の両方において大切なことは、常にゴールから逆算して管理を行うことです。例えば、コンサルティングの仕事で1週間後にクライアントと定例会議がある場合、少なくも前日までには定例資料を完成させていかなければいけませんし、そのためには、その前日までにある程度の資料の内容をまとめてマネージャーにフィードバックをもらわなければいけません。そうやってゴールから逆算することでいつまでに何のタスクをやらないといけない、そしてそこまでにタスクを終わらせるためには何時間必要で、だれにどのくらいタスクを振るべきかが見えてきます。
スタートアップでは、こういったプロジェクト管理、タスク管理を複数の仕事で並行して行う必要があります。そのため、自分が抱える仕事が多くなればなるほど、適切な管理が必要になってきます。
逆に、もしこういった管理の習慣を身に着けていなかった場合、今自分が何のタスクをやらなければいけなくて、優先順位はどうなっているのかが分からなくなってしまい、一瞬でパンクしてしまいます。なので、プロジェクトやタスクを適切に管理することは、スタートアップで働く上で最も大切なスキルと言ってもいいかもしれません。
・プロジェクト管理方法
とは言っても、入社して2か月の僕がどれだけ高度な管理スキルを身に着けているのかという話になるかと思いますが、実際プロジェクトやタスクを管理する方法はかなりシンプルです。単にそのやり方を知っているかどうか、またやるべきことを確実にやっているかどうかだけです。
例えば、プロジェクト管理の仕方について、プロジェクト全体のゴール、クライアントとの定例会議のゴールという2つに分けて管理をしています。
コンサルティングのプロジェクトは基本的に3か月ぐらいで実施されるので、3か月後の最終報告でどんな提言を行うべきか、またその提言を行うためには、いつの定例会議までにどのような活動が必要なのかという目途をゴールから逆算して決めます。
そしてプロジェクトの全体像が見えてきたら、より具体的に活動の中でどのようなタスクが発生してどのぐらい時間がかかるか、そのタスクを目途までに終わらせるためにいつ誰に何のタスクを振るべきかを検討します。
このようにブレイクダウンしていくことで、適切にプロジェクト管理ができるようになり、当初のスケジュールや方向性に沿ってプロジェクトを実行することができるようになります。
もちろん、実際にプロジェクトが始まったら、見積もっていた時間よりもタスクに時間がかかったり、想定していなかったタスクが発生することもあります。そうした場合は、もう一度ゴールから逆算して、タスク配分を変えることが必要になってきますが、まずは最初に適切なプロジェクトスケジュールを設定することが大切になってきます。
・タスク管理方法
一方、ミクロのタスク管理は、プロジェクト管理で細分化されたタスクを確実に予定通りに実行していくために重要となります。そのため、僕はある定例会議が終わったら、次回の定例会議までに何のタスクが発生して、いつどの時間に取り組むかをすぐに決めてしまいます。そしてグーグルカレンダーを使ってスケジュールを抑えるようにしています。また、
いつも一日の終わりに翌日の稼働時間で何のプロジェクトのどのタスクをどこまで終わらせておくべきかを再確認し、スケジュールを再調整するようにしています。当日の朝ではなく、前日に決めておくことで、今日実行したタスクの確認や整理も兼ねることができるからです。例えば今日行うべきだったタスクが緊急の差し込みタスクが入ったことによって実行できなかったり、見込んでいた時間よりも多くの時間がかかってしまったということも往々にしてあります。そういった場合は、翌日に行うべきタスクの優先順位を確認して、再調整するということが必要になってきます。
・まとめ
こういった形で、僕は日々【マクロ】3か月単位のプロジェクト管理～【ミクロ】1日や数時間単位のタスク管理を行うようにしていますが、やっていることはいたってシンプルだと思います。とにかく大切なのはゴールから逆算してスケジュールを管理するということ。あとはやるかやらないかだけです。
僕がステラアソシエに入って最も意識していることがこのプロジェクト管理、タスク管理であることから、おそらく今後スタートアップで仕事をしようと考えている人はマストで身に着けておくべきスキルだと思います。ですので、もし将来的にこういった企業で仕事をしたいと考えている人は真似してみてください！
てなわけで、今後もスタートアップで働くリアルをお届けしていくので、
お楽しみに！
ではまた次回！
弊社代表の保木もブログを書いているので、
そちらもご覧ください ！
P.S.
本日のトレーニング日記
※トレーニングメニューの改変期
